Weinig onderwerpen zorgen voor zoveel hoofdbrekens bij webshopeigenaren als BTW. Verkeerde instellingen vallen vaak pas op bij de boekhouder — of erger, bij de Belastingdienst. Gelukkig heeft WooCommerce alles aan boord om het goed te regelen. In dit artikel lopen we de belangrijkste instellingen langs voor een Nederlandse webshop.
De basis: BTW activeren en tarieven aanmaken
Zet in WooCommerce onder Instellingen het vinkje “Btw-berekeningen inschakelen”. Daarmee verschijnt het tabblad “Btw”, waar je tarieven per land vastlegt. Voor Nederland zijn dat er drie: het standaardtarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% (onder meer voedingsmiddelen en boeken) en 0% voor specifieke gevallen. WooCommerce werkt met drie tariefklassen — standaard, gereduceerd tarief en nultarief — en per product kies je welke klasse van toepassing is.
Prijzen inclusief of exclusief BTW invoeren?
Een keuze die je aan het begin goed moet maken: voer je productprijzen inclusief of exclusief BTW in? Verkoop je aan consumenten, kies dan voor invoeren inclusief BTW. Zo houd je ronde verkoopprijzen (€ 24,95 blijft € 24,95) en rekent WooCommerce de BTW er intern uit. Richt je je op zakelijke klanten, dan is exclusief invoeren gebruikelijker. Bepaal daarnaast wat je in de shop toont: consumentenshops tonen prijzen inclusief, B2B-shops vaak exclusief met de BTW gespecificeerd in de winkelwagen.
Verkopen aan andere EU-landen
Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt sinds 2021 de One Stop Shop-regeling (OSS): boven een totale jaaromzet van € 10.000 aan EU-grensoverschrijdende verkopen moet je het BTW-tarief van het land van de klant rekenen. Praktisch betekent dat: BTW-tarieven van alle EU-landen waarnaar je levert in je tabel opnemen, en aangifte doen via het OSS-portaal van de Belastingdienst. WooCommerce past automatisch het juiste tarief toe op basis van het adres van de klant, mits de tarieven correct in de tabel staan.
Zakelijke klanten en BTW-verlegd
Lever je aan bedrijven binnen de EU met een geldig BTW-nummer, dan mag de BTW verlegd worden (intracommunautaire levering, 0%). Standaard controleert WooCommerce geen BTW-nummers; met een EU-VAT-plugin valideer je het nummer van de klant live via het Europese VIES-systeem en past de shop de verlegging automatisch toe. Voor serieuze B2B-shops is dat vrijwel onmisbaar.
Veelgemaakte fouten
- Verzendkosten zonder BTW: ook op verzendkosten hoort BTW; stel de tariefklasse voor verzending in (meestal het tarief van de goederen in de winkelwagen).
- Afrondingsverschillen: laat WooCommerce afronden op regelniveau consistent staan en wissel niet tussentijds van inclusief naar exclusief invoeren — dat verschuift al je prijzen.
- Vergeten tarieven voor nieuwe landen: begin je te leveren aan een nieuw EU-land, voeg dan meteen de tarieven toe.
- Geen afstemming met de boekhouding: zorg dat de BTW-klassen aansluiten op de grootboekrekeningen van je boekhoudpakket, zeker bij een automatische koppeling.
Conclusie
BTW in WooCommerce is goed te regelen, mits je de basis in één keer goed neerzet: tarieven compleet, prijzen bewust inclusief of exclusief ingevoerd, verzendkosten belast en de OSS-regeling ingericht zodra je over de grens verkoopt. Neem bij twijfel je boekhouder mee in de inrichting — dat voorkomt correcties achteraf die veel meer tijd kosten.