Elke bestelling in je webshop betekent administratie: een factuur voor de klant, een pakbon voor het magazijn, een kopie voor de boekhouding. Wie dat handmatig doet, is per bestelling minuten kwijt aan werk dat een computer foutloos kan. In dit artikel lees je hoe je facturen en pakbonnen in WooCommerce volledig automatiseert — en aan welke eisen die facturen moeten voldoen.
Wat WooCommerce zelf (niet) doet
Standaard stuurt WooCommerce nette orderbevestigingen, maar geen echte facturen: geen doorlopende factuurnummering, geen pdf, geen document dat je boekhouder accepteert. Dat gat vullen factuurplugins zoals het veelgebruikte (en in de basis gratis) PDF Invoices & Packing Slips: die hangen automatisch een pdf-factuur aan de orderbevestiging en genereren met één klik pakbonnen.
Waar een factuur aan moet voldoen
De Belastingdienst stelt eisen aan facturen, en je plugin moet die aankunnen:
- Doorlopende nummering: factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, zonder gaten. Gebruik dus de factuurnummering van de plugin, niet het bestelnummer (daar vallen mislukte en geannuleerde bestellingen tussenuit).
- Volledige gegevens: je bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-nummer, factuurdatum, en per regel de btw-uitsplitsing.
- B2B-verkoop: lever je aan bedrijven, zorg dan dat het btw-nummer van de klant op de factuur kan (bij btw-verlegd binnen de EU is dat verplicht, inclusief de vermelding van de verlegging).
Stel dit één keer zorgvuldig in — met je huisstijl en juiste voettekst — en elke factuur is daarna automatisch correct.
Pakbonnen en het verzendproces
De pakbon is het logistieke broertje van de factuur: een lijst zonder prijzen, mét aantallen en eventueel locaties, die met de doos meegaat of waarmee wordt gepickt. Automatiseer de keten verder door je verzendplatform (zoals Sendcloud of MyParcel) te koppelen: bestelling binnen → pakbon en verzendlabel klaar → track & trace automatisch naar de klant → bestelling op afgerond. Bij meer dan een handvol pakketten per dag verdient die keten zich binnen weken terug.
Doorsturen naar de boekhouding
De laatste schakel: facturen die automatisch in je boekhoudpakket belanden in plaats van in een mapje “nog inboeken”. Voor pakketten als Moneybird, e-Boekhouden en Exact bestaan koppelingen die elke WooCommerce-bestelling direct als verkoopfactuur inschieten, inclusief btw-codes en betaalstatus. Let bij het inrichten op de btw-behandeling van verzendkosten, kortingen en buitenlandse bestellingen (OSS) — dat zijn de plekken waar automatische boekingen scheef kunnen lopen.
Als de standaard niet past
Factuurplugins dekken de gangbare gevallen goed. Maar zodra je proces specifieker wordt — deelleveringen met deelfacturen, afwijkende nummerreeksen per verkoopkanaal, facturen die pas ná verzending mogen ontstaan, of een eigenzinnig ERP dat leidend is — loop je tegen de grenzen van instellingen aan. Dat is maatwerkterrein: WooCommerce is via hooks en de REST API op vrijwel elk punt in dit proces te sturen.
Conclusie
Facturen en pakbonnen handmatig maken is zonde van je tijd: een factuurplugin regelt pdf-facturen met correcte doorlopende nummering, een verzendkoppeling automatiseert pakbon en label, en een boekhoudkoppeling maakt de cirkel rond. Richt het één keer goed in — met de btw-details op orde — en je administratie loopt voortaan geruisloos mee met elke bestelling.