Weinig onderwerpen zorgen voor zoveel hoofdbrekens bij webshopeigenaren als BTW. Verkeerde instellingen vallen vaak pas op bij de boekhouder — of erger, bij de Belastingdienst. Gelukkig heeft WooCommerce alles aan boord om het goed te regelen. In dit artikel lopen we de belangrijkste instellingen langs voor een Nederlandse webshop.

De basis: BTW activeren en tarieven aanmaken

Zet in WooCommerce onder Instellingen het vinkje “Btw-berekeningen inschakelen”. Daarmee verschijnt het tabblad “Btw”, waar je tarieven per land vastlegt. Voor Nederland zijn dat er drie: het standaardtarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% (onder meer voedingsmiddelen en boeken) en 0% voor specifieke gevallen. WooCommerce werkt met drie tariefklassen — standaard, gereduceerd tarief en nultarief — en per product kies je welke klasse van toepassing is.

Prijzen inclusief of exclusief BTW invoeren?

Een keuze die je aan het begin goed moet maken: voer je productprijzen inclusief of exclusief BTW in? Verkoop je aan consumenten, kies dan voor invoeren inclusief BTW. Zo houd je ronde verkoopprijzen (€ 24,95 blijft € 24,95) en rekent WooCommerce de BTW er intern uit. Richt je je op zakelijke klanten, dan is exclusief invoeren gebruikelijker. Bepaal daarnaast wat je in de shop toont: consumentenshops tonen prijzen inclusief, B2B-shops vaak exclusief met de BTW gespecificeerd in de winkelwagen.

Verkopen aan andere EU-landen

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt sinds 2021 de One Stop Shop-regeling (OSS): boven een totale jaaromzet van € 10.000 aan EU-grensoverschrijdende verkopen moet je het BTW-tarief van het land van de klant rekenen. Praktisch betekent dat: BTW-tarieven van alle EU-landen waarnaar je levert in je tabel opnemen, en aangifte doen via het OSS-portaal van de Belastingdienst. WooCommerce past automatisch het juiste tarief toe op basis van het adres van de klant, mits de tarieven correct in de tabel staan.

Zakelijke klanten en BTW-verlegd

Lever je aan bedrijven binnen de EU met een geldig BTW-nummer, dan mag de BTW verlegd worden (intracommunautaire levering, 0%). Standaard controleert WooCommerce geen BTW-nummers; met een EU-VAT-plugin valideer je het nummer van de klant live via het Europese VIES-systeem en past de shop de verlegging automatisch toe. Voor serieuze B2B-shops is dat vrijwel onmisbaar.

Veelgemaakte fouten

• Verzendkosten zonder BTW: ook op verzendkosten hoort BTW; stel de tariefklasse voor verzending in (meestal het tarief van de goederen in de winkelwagen).
• Afrondingsverschillen: laat WooCommerce afronden op regelniveau consistent staan en wissel niet tussentijds van inclusief naar exclusief invoeren — dat verschuift al je prijzen.
• Vergeten tarieven voor nieuwe landen: begin je te leveren aan een nieuw EU-land, voeg dan meteen de tarieven toe.
• Geen afstemming met de boekhouding: zorg dat de BTW-klassen aansluiten op de grootboekrekeningen van je boekhoudpakket, zeker bij een automatische koppeling.

Twijfel je of jouw shop het overal goed rekent — ook bij buitenlandse orders en zakelijke klanten? Onze WooCommerce programmeur controleert en corrigeert je BTW-inrichting.

Conclusie

BTW in WooCommerce is goed te regelen, mits je de basis in één keer goed neerzet: tarieven compleet, prijzen bewust inclusief of exclusief ingevoerd, verzendkosten belast en de OSS-regeling ingericht zodra je over de grens verkoopt. Neem bij twijfel je boekhouder mee in de inrichting — dat voorkomt correcties achteraf die veel meer tijd kosten.

Steeds meer groothandels en fabrikanten verplaatsen hun verkoop naar online. Logisch: zakelijke afnemers verwachten tegenwoordig dezelfde bestelervaring als consumenten. Maar een B2B-webshop stelt heel andere eisen dan een gewone webwinkel: klantspecifieke prijzen, bestellen op rekening, staffelkortingen en koppelingen met je ERP of boekhouding. Kan dat met WooCommerce? Jazeker — en vaak beter en voordeliger dan met dure B2B-platformen. In dit artikel lees je wat erbij komt kijken.

Waarom WooCommerce voor B2B?

WooCommerce draait op WordPress en is daarmee volledig open source: geen licentiekosten per gebruiker of transactie, en totale vrijheid om functionaliteit op maat te (laten) bouwen. Voor B2B is dat cruciaal, want geen twee groothandels werken hetzelfde. Waar gesloten platformen je in hun stramien dwingen, vormt WooCommerce zich naar jouw bedrijfsprocessen.

Onmisbare B2B-functies (en hoe ze werken in WooCommerce)

1. Klantspecifieke prijzen en staffels

In B2B is de prijslijst zelden voor iedereen gelijk. Met de juiste uitbreidingen of maatwerk toon je per klant(groep) eigen prijzen, staffelkortingen bij grotere afnames en netto-prijzen exclusief btw — precies zoals je buitendienst het gewend is.

2. Een afgeschermde omgeving

Veel groothandels willen prijzen of zelfs het hele assortiment alleen tonen aan ingelogde, goedgekeurde klanten. WooCommerce ondersteunt registratie met handmatige goedkeuring, verborgen prijzen voor gasten en complete besloten portalen.

3. Bestellen op rekening en zakelijke betaalmethodes

Zakelijke klanten betalen zelden direct met iDEAL. Denk aan betalen op factuur met betaaltermijn, automatische incasso of kredietlimieten per klant. Ook btw-verlegd leveren binnen de EU (met validatie van het btw-nummer) is goed te regelen.

4. Snel bestellen en herbestellen

B2B-klanten weten wat ze nodig hebben. Een snelbestellijst (artikelnummer + aantal), bestellen vanuit CSV, favorietenlijsten en één-klik herbestellen van eerdere orders verlagen de besteldrempel enorm.

5. Koppeling met ERP en boekhouding

Het echte rendement van een B2B-shop zit in automatisering: voorraden, prijzen en klantgegevens synchroniseren met je ERP- of boekhoudpakket (zoals Exact, AFAS of Snelstart), en orders die zonder overtikken je systeem in stromen. Dit is bij uitstek maatwerkterrein — en precies waar WooCommerce zijn flexibiliteit bewijst.

B2B en B2C combineren in één shop

Veel bedrijven verkopen aan consumenten én zakelijke afnemers. Met WooCommerce kan dat in één omgeving: consumenten zien webshopprijzen inclusief btw, terwijl ingelogde zakelijke klanten hun eigen assortiment, prijzen en betaalcondities krijgen. Eén voorraad, één beheer, twee doelgroepen.

Waar moet je op letten?

• Prestaties: grote assortimenten en klantspecifieke prijsberekeningen vragen om een doordachte technische opzet en goede hosting;
• Pluginwildgroei: tien losse B2B-plugins stapelen wordt traag en kwetsbaar — kies voor een doordachte selectie of maatwerk;
• Beveiliging: een portaal met klantdata en prijsafspraken moet aantoonbaar goed beveiligd en onderhouden zijn.

Een B2B-webshop staat of valt met slim maatwerk: prijslogica, koppelingen en een soepel bestelproces. Onze WooCommerce programmeurs bouwen B2B-webshops die naadloos aansluiten op je bedrijfsprocessen.

Conclusie

WooCommerce is een uitstekend fundament voor een B2B-webshop: open source, zonder doorlopende licentiekosten en flexibel genoeg voor klantspecifieke prijzen, bestellen op rekening en ERP-koppelingen. De sleutel tot succes zit in de uitvoering — kies voor een partij die zowel WooCommerce als B2B-processen door en door kent.